KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ HUSUSUNDA AYDINLATMA METNİ

VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ

Yenişehir mahallesi Kardeşler caddesi No:7/1 Sivas/Merkez adresinde faaliyet gösteren Sivas Bilim ve Teknoloji Üniversitesi’nin (Üniversite) kişisel verilerin güvenliğine verdiği önem doğrultusunda elde edilen her türlü kişisel veri, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (Kanun) uygun olarak işlenmekte, saklanmakta ve aktarılmaktadır.

İşbu Aydınlatma Metni, “Veri Sorumlusu” sıfatıyla Üniversite tarafından toplanan, saklanan ve işlenen kişisel verilere ilişkin olarak Kanun’un “Veri Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü” başlıklı 10. maddesi uyarınca hazırlanmıştır.

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMACI

Toplanan kişisel verileriniz, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu “genel ilkeler” başlıklı 4. maddesinde öngörülen;

a)      Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma,

b)      Doğru ve gerektiğinde güncel olma,

c)      Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,

d)      İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,

e)      İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme

temel ilkelerine uygun olarak satın alma ve personel özlük işleri grubu, donanım destek grubu, network grubu, sistem grubu, web uygulamaları grubu, EBYS grubu ve siber güvenlik grubu temel faaliyetleri kapsamında;

-          Faaliyetlerimizin mevzuata uygun yürütülmesi,

-          Öğrencilerimizin SGK çalışma bildirimlerinin yapılması ve staj ödeme bilgilerine yönelik faaliyetlerin yürütülmesi,

-          Öğrencilerimizin topluluk faaliyetlerinin kontrolünün sağlanmasına yönelik faaliyetlerin iş birimlerimiz tarafından yerine getirilmesi,

-          Sosyal faaliyetlerin ilgili sosyal medya hesaplarında paylaşılmasına ilişkin süreçlerin yönetimi,

-          Öğrenci yemekhane kartlarının basım süreçlerinin yürütülmesi,

-          Kısmi zamanlı öğrenci çalışma aday formu işletilmesi,

-          Misafirhanede konaklama imkânının sağlanmasına yönelik faaliyetlerin yürütülmesi,

-          Lisans çıkarma işlemlerinin yürütülmesi,

-          Kurumun fiziksel ve taşınır mal/kaynakların güvenliğinin sağlanması amacı ile kurum içerisindeki ortak alanlarda görüntü kaydının tutulması,

-          İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi ve gerekli hallerde yazılı/sözlü geri dönüşlerin sağlanması,

-          Birim bünyesinde saklama ve arşiv faaliyetleri çerçevesinde elektronik veya fiziki ortamlarda yasal yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi,

-          Yasal yükümlülüklerin, yargı organlarının veya yetkili idari kuruluşların istediği gerekliliklerin veya taleplerinin yerine getirilmesi,

-          Kanuni yükümlülüklerimize ilişkin faaliyetlerin hukuka uygun olarak yürütülmesinin sağlanması,

-          Üniversitemiz tarafından yürütülen faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ilgili iş birimlerimiz tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesi,

-          Doğabilecek uyuşmazlıklarda veya gerçekleşebilecek adli bir vakada yetkili kamu kurum veya kuruluşların taleplerinin karşılanabilmesi,

amaçlarıyla 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde işlenecektir.

İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER

KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMASI YÖNTEMİ VE ÇERÇEVESİ

Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi; Kişisel veriler, otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, Üniversite internet sitesi, sosyal medya mecraları, mobil uygulamalar ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanmaktadır. 

Kişisel veriler; web siteleri, görüşmeler, eğitim faaliyetleri gibi konular başta olmak üzere kişilerden sözlü, yazılı ya da elektronik ortamda elde edilen bilgilerdir. Veri, Aydınlatma Metni kapsamındaki hususlar doğrultusunda ve kişilerin rızasıyla toplanmakta, işlenmekte, saklanmakta ve aktarılmaktadır.

Üniversite faaliyetleriyle bağdaşmayan herhangi bir hususta kişisel veri aktarımı, veri sahibinin açık rızası olmaksızın yapılamaz.

İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN AKTARIMI

Üniversite tarafından toplanan, işlenen, saklanan ve aktarılan kişisel veriler, Kanun’un 8. ve 9. Maddeleri çerçevesinde aşağıdakilerle paylaşabilir:

a.       Faaliyetlerini ve iş süreçlerini devam ettirebilmek için sürekli veya geçici süreyle hizmet veren alt yükleniciler ya da üçüncü taraflarla yapılan sözleşmelerde işin gerektirdiği oranda ve sürede veriler paylaşılabilir.

b.      Üniversitenin hizmet ve hedefleri doğrultusunda yurt dışında faaliyet gösteren benzer kurumlarla eğitim ve araştırma amaçlı iş birlikleri ile personel değişimlerinde veri paylaşımı yapılabilir.

c.       Gerekli durumlarda resmi merci ve kamu kurumlarına veri aktarımı yapılabilir.

ç.  Toplanan kişisel veriler; Aydınlatma Metninde belirtilen çerçevede ve Kanun’da yer alan kapsamda Sosyal Güvenlik Kurumu, Yükseköğretim Kurulu ve kanunen yetkili diğer kamu kurumları, faaliyetlerin yürütebilmesi amacıyla işbirliği yapılan kurum ve kuruluşlar, verilerin saklanması için hizmetlerinden faydalanılan kuruluşlar, server ve/veya bulut hizmeti alınan yurtiçi/yurtdışı kişi ve kurumlar, ticari elektronik iletilerin gönderilmesi konusunda hizmet alınan yurtiçi/yurtdışı firmalar, anlaşmalı olunan bankalar, uluslararası sertifikasyon sahibi ödeme kuruluşları, yurtiçi/yurtdışı çeşitli reklam şirketleri, ajanslar ve anket şirketleri ya da yurtiçi/yurtdışı diğer iş ortakları, kanunen yetkili kamu kurumları ve özel kişiler ile paylaşılabilir. 

 KİŞİSEL VERİSİ İŞLENEN İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI

Kişisel veri sahibi, Kanun’un 11.maddesi uyarınca Üniversiteye başvurarak;

a)      Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,

b)      Kişisel verileri işlenmişse bunun hakkında bilgi talep etme,

c)      Kişisel verilerinin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

ç)   Kişisel verilerini yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı 3. kişileri bilme,

d)      Kişisel verileri eksik veya yanlış işlenmişse, bunların düzeltilmesini isteme, Kanunun 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,

e)      Kişisel verilerinin aktarıldığı 3. kişilere yukarıda sayılan (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin bildirilmesini isteme,

f)       Kişisel verilerinin münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi nedeniyle kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

g)      Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme hakkına sahiptir.

Bu kapsamda iletilen talepler, Üniversite tarafından en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır.

Kanun kapsamında Üniversite ile iletişime geçmek, geri bildirimde bulunmak ya da soruları aktarmak için başvuru sahibinin kimliğini tevsik edici belgeler ve talebi içeren dilekçe ile Yenişehir mahallesi Kardeşler caddesi No:7/1 Sivas/Merkez  adresine bizzat elden iletilmesi veya noter kanalıyla ulaştırılması gerekir. Ayrıca sivasbiltekuni@hs01.kep.tr adresine güvenli elektronik imzalı olarak da bildirimde bulunulabilir.  Bu kapsamda konuyla ilgili yapılacak olan yazılı başvurular, Üniversite tarafından yapılacak olan kimlik doğrulamasını takiben değerlendirilecek olup ilgililere yasal süreler içerisinde geri dönüş sağlanacaktır.